Como criar e configurar políticas de despesas

Nesse artigo ensina como criar políticas de despesas, configurar regras para controle dos lançamentos realizados pelos colaboradores e associar usuários às políticas criadas.

ÍNDICE

• Como funciona
• Passo a passo
• Criar regras dentro da política
• Tipos de regras disponíveis
  • Valor máximo
  • Diária
  • Valor por km
• Como adicionar novos usuários às políticas de despesas
• Informações Importantes
• Perguntas Frequentes
  • Posso criar mais de uma política de despesas?
  • O que acontece quando uma despesa ultrapassa o valor permitido?
  • Posso alterar uma política depois de criada?
  • Posso adicionar usuários depois que a política já estiver criada?
  • A política padrão é aplicada automaticamente?

Como funciona

A funcionalidade de Políticas de despesas permite criar regras específicas para controlar valores de despesas e definir limites conforme a política da empresa.

Com essas regras, despesas que ultrapassarem os limites definidos poderão ser identificadas durante o envio e análise dos relatórios.

As regras podem controlar:

• Valor máximo por lançamento de despesa
• Valor máximo por diária
• Valor por quilômetro utilizado no cálculo de deslocamentos

Cada política pode ser vinculada a usuários específicos e aplicada conforme a necessidade da empresa.

Passo a passo

Como criar uma política de despesas

1. Acesse Configurações.
2. Clique em Políticas de despesas.
3. Clique em Criar minha primeira política.
4. Selecione os usuários que farão parte da política.
5. Clique em Próximo passo.
6. Informe o nome da política.
7. Escolha se deseja ativar a opção Definir como política padrão para novos usuários.

Quando essa opção estiver ativa:

• Todos os novos usuários cadastrados serão vinculados automaticamente à política.

8. Clique em Salvar.

Criar regras dentro da política

1. Acesse Configurações > Políticas de despesas.
2. Selecione a política que deseja configurar.
3. Clique no botão + (verde), localizado no canto inferior direito.
4. Escolha o tipo de regra que deseja criar.
5. Configure os parâmetros da regra.
6. Clique em Salvar.

Tipos de regras disponíveis

Valor máximo

Define o valor máximo permitido para um lançamento de despesa.

Como configurar:

1. Informe o valor máximo permitido.
2. Selecione a categoria que utilizará essa regra.
3. Escolha se deseja restringir despesas que ultrapassem o valor configurado.
4. Salve a configuração.

Exemplo:

Se o limite definido para alimentação for R$ 80, despesas acima desse valor poderão ser identificadas ou restringidas conforme a configuração aplicada.

Diária

Define o valor máximo que um colaborador pode utilizar por dia dentro de uma categoria ou subcategoria específica.

Exemplo:

Uma empresa pode limitar despesas de alimentação em viagens a um valor diário definido.

Valor por km

Permite configurar um valor específico para cálculo de quilometragem.

Quando ativa:

• O valor definido nessa regra substituirá o valor padrão utilizado no cálculo do custo do deslocamento.

Exemplo:

Uma política específica pode utilizar um valor diferente por quilômetro para determinados usuários.

Como adicionar novos usuários às políticas de despesas

Após criar a política, é possível incluir novos usuários a qualquer momento.

Passo a passo

1. Acesse Configurações > Políticas de despesas.
2. Selecione a política na qual deseja incluir usuários.
3. Clique no botão Associar usuários.
4. Escolha uma das opções disponíveis:

Associar usuários específicos

1. Pesquise os usuários que deseja adicionar.
2. Selecione os usuários encontrados.
3. Clique em Associar.

Associar todos os usuários cadastrados

1. Clique em Associar todos.
2. Confirme a ação.

Pronto! Os usuários selecionados passarão a utilizar as regras da política escolhida.

Informações Importantes

• Um usuário deve estar associado a uma política para que as regras sejam aplicadas.
• A associação de usuários pode ser atualizada sempre que necessário.
• Ao utilizar Associar todos, todos os usuários cadastrados na plataforma serão vinculados à política selecionada.
• As regras configuradas serão consideradas durante o lançamento e análise das despesas.
• Dependendo da configuração aplicada, despesas acima do limite poderão apenas ser identificadas ou ter o lançamento restringido.
• O valor por km definido na política substitui o valor padrão configurado na funcionalidade de quilometragem.

Perguntas Frequentes

Posso criar mais de uma política de despesas?

Sim. É possível criar diferentes políticas para grupos específicos de usuários.

O que acontece quando uma despesa ultrapassa o valor permitido?

Ela poderá ser identificada ou restringida conforme a regra configurada.

Posso alterar uma política depois de criada?

Sim. As políticas e regras podem ser editadas posteriormente.

Posso adicionar usuários depois que a política já estiver criada?

Sim. Utilize a opção Associar usuários para incluir novos participantes.

A política padrão é aplicada automaticamente?

Sim. Quando configurada como padrão, novos usuários serão vinculados automaticamente.