Como configurar a classificação de despesas

Nesse artigo como configurar as opções disponíveis na funcionalidade de Classificação de Despesas, permitindo personalizar como os colaboradores registram e classificam seus relatórios.

ÍNDICE

• Como funciona
• Passo a passo
• Configurações disponíveis
  • Subcategoria obrigatória
  • Despesas faturadas
  • Alocação em projetos
• Informações Importantes
• Perguntas Frequentes
  • O que acontece se a subcategoria obrigatória estiver ativa?
  • Despesas faturadas são reembolsadas ao colaborador?
  • Posso criar projetos com acesso restrito?
  • Posso associar regras diferentes para cada projeto?

Como funciona

A funcionalidade de Classificação de Despesas permite definir regras adicionais para organização e controle das despesas lançadas pelos usuários.

Dentro dessa configuração existem três opções disponíveis:

• Subcategoria obrigatória
• Despesas faturadas
• Alocação em projetos

Cada configuração pode ser ativada conforme a política e necessidade da empresa.

Passo a passo

1. Acesse o menu Funcionalidades.
2. Clique em Classificação de despesas.
3. Localize a funcionalidade que deseja configurar.
4. Ative ou desative conforme a necessidade.
5. Salve as alterações.

Configurações disponíveis

Subcategoria obrigatória

Permite tornar obrigatório o preenchimento da subcategoria durante o envio do relatório de despesas.

Quando ativa:

• O colaborador deverá informar a subcategoria correspondente para concluir o envio do relatório.
• O envio não poderá ser finalizado sem esse preenchimento.

Exemplo:
Uma despesa de alimentação pode exigir o preenchimento de uma subcategoria específica conforme a política da empresa.

Despesas faturadas

Permite incluir no relatório despesas que foram faturadas diretamente para a empresa.

Quando ativa:

• O colaborador poderá registrar despesas que não foram pagas diretamente por ele, mas que precisam compor o relatório.

Exemplo:
Hospedagens, serviços ou compras que foram faturadas diretamente em nome da empresa.

Alocação em projetos

Permite organizar e classificar despesas vinculando os lançamentos a projetos.

Quando ativa:

• As despesas podem ser associadas a projetos específicos.
• Cada projeto pode possuir usuários vinculados.
• Os projetos podem ser configurados como restritos ou públicos.
• Também é possível associar uma política de despesas para cada projeto.

Exemplo:
Uma empresa pode criar projetos diferentes para centros de custo ou iniciativas específicas e direcionar despesas conforme cada necessidade.

Informações Importantes

• As configurações impactam diretamente o preenchimento dos relatórios pelos usuários.
• A obrigatoriedade de subcategoria pode aumentar o detalhamento das despesas registradas.
• Projetos podem possuir regras próprias de utilização conforme configuração da empresa.
• As políticas de despesas associadas aos projetos podem influenciar a validação dos lançamentos.

Perguntas Frequentes

O que acontece se a subcategoria obrigatória estiver ativa?

O usuário precisará informar uma subcategoria antes de concluir o envio do relatório.

Despesas faturadas são reembolsadas ao colaborador?

Não necessariamente. Essa funcionalidade permite registrar despesas faturadas diretamente para a empresa.

Posso criar projetos com acesso restrito?

Sim. Os projetos podem ser configurados como públicos ou restritos.

Posso associar regras diferentes para cada projeto?

Sim. Cada projeto pode possuir uma política de despesas específica.