Como aprovar relatórios de despesas

Modificado em Ter, 14 Jul na (o) 5:11 PM

Nesse artigo ensina como analisar, editar, aprovar ou reprovar relatórios de despesas enviados pelos colaboradores.

ÍNDICE

Como funciona
Passo a passo
Como analisar uma despesa
Opções disponíveis na despesa
Informações Importantes
Perguntas Frequentes

Como funciona

A funcionalidade Para aprovar permite que os responsáveis pelo fluxo de aprovação analisem os relatórios enviados pelos colaboradores antes da conclusão do processo.

Durante a análise, é possível visualizar os detalhes das despesas, editar informações quando necessário, reprovar despesas parcial ou integralmente e acompanhar o histórico do relatório.

Importante: Esta funcionalidade está disponível apenas para usuários com permissões de Administrador ou para usuários definidos como aprovadores no fluxo de aprovação.

Passo a passo

Como aprovar um relatório

Acesse Para aprovar.
Selecione o relatório que deseja analisar.
Revise as informações apresentadas.
Clique em Aprovar.

Pronto! O relatório seguirá o fluxo configurado pelo administrador.

Como analisar uma despesa

Ao clicar sobre uma despesa dentro do relatório, será possível visualizar informações como:

Comprovante anexado pelo colaborador;
Valor da despesa;
Descrição;
Data da despesa;
Demais informações preenchidas no lançamento.

Opções disponíveis na despesa

Ao clicar no menu de ações da despesa, estarão disponíveis as seguintes opções:

Editar despesa

Na opção representada pelo ícone de lápis azul, é possível:

Alterar o valor da despesa;
Adicionar comentários;
Editar a descrição;
Alterar a data;
Alterar a categoria;
Alterar a subcategoria.

Reprovar despesa

Na opção representada pelo ícone de mão vermelha, é possível:

Reprovar a despesa integralmente; ou
Reprovar apenas parte do valor da despesa.

Histórico da despesa

Na opção representada pelo ícone de três barras azuis, é possível consultar todas as atividades realizadas naquela despesa.

Resumo financeiro

Na seção Resumo financeiro, é possível verificar:

Valores que serão reembolsados ao colaborador;
Valores que não possuem reembolso;
Situação financeira do relatório.

Informações do relatório

Na seção Informações, é possível visualizar:

Dados do relatório;
Detalhes do lançamento;
Fluxo de aprovação configurado.

Parâmetros do relatório

Na seção Parâmetros do relatório, é possível consultar o histórico completo das ações realizadas.

Entre as informações disponíveis estão:

Quem criou o relatório;
Data de criação;
Quem aprovou ou reprovou o relatório;
Quando ocorreram as aprovações;
Quando o relatório retornou para aprovação;
Demais movimentações realizadas durante o processo.

Informações Importantes

Apenas usuários com permissão para aprovação conseguem visualizar a opção Para aprovar.
É possível editar informações da despesa antes da aprovação, quando necessário.
Despesas podem ser reprovadas parcial ou integralmente.
Todo o histórico de alterações fica disponível para consulta no relatório.
Recomenda-se revisar cuidadosamente os comprovantes e informações antes de concluir a aprovação.

Perguntas Frequentes

Quem consegue aprovar relatórios?

Usuários com perfil de Administrador ou definidos como aprovadores no fluxo de aprovação.

Posso alterar uma despesa antes de aprová-la?

Sim. É possível editar informações como valor, descrição, data, categoria e subcategoria.

Posso reprovar apenas parte de uma despesa?

Sim. A plataforma permite realizar reprovação parcial ou integral.

Onde consulto quem aprovou o relatório?

Na seção Parâmetros do relatório, onde é exibido o histórico completo das ações.

Onde vejo se existe valor para reembolso?

Na seção Resumo financeiro do relatório.